Um dos pontos principais do dia a dia de quem administra um sistema de gestão, seja ele qual for, é como lidar com as não conformidades. Mais do que isso: como tratá-las.

Durante o tratamento de não conformidades uma etapa é crucial para que este processo seja eficaz e possa, realmente, eliminar os problemas e evitar que as não conformidades se repitam: a análise de causa raiz. Se essa etapa não for bem executada o plano de ação pode não funcionar propriamente e a não conformidade tende a se repetir.

Um equívoco muito comum, e que pode dificultar muito esta fase, é considerar apenas uma causa como “causa raiz” e desprezar outras que mesmo com menor influência, podem contribuir para o aparecimento dos problemas. Normalmente o que se tem são causas, no plural, algumas mais prováveis do que outras, mas todas com algum potencial para ocasionarem não conformidades.

Ao agir sobre as causas mais prováveis ao invés de tentar forçar sua análise para encontrar uma causa única, a probabilidade de solucionar o problema só aumenta já que se passa a atuar em várias frentes, bloqueando diferentes origens de não conformidades.

Para isso, algumas ferramentas podem ser úteis.

Um brainstorming bem realizado para levantar causas básicas é um bom começo. A partir daí vem a busca por causas fundamentais, aprofundando a análise com a aplicação dos “Cinco porquês” para cada uma das causas básicas. Um diagrama de Causa e Efeito (Diagrama de Espinha de Peixe, ou Ishikawa) também pode ser interessante, para categorizar as causas e observar aquelas que se repetem.

Lembre-se que as causas levantadas têm que ser fundamentais (raízes) e não as causas diretas ou a repetição da própria não conformidade. Causas como: “Falta de Treinamento” ou “Falha Operacional” não são causas raízes. O que queremos saber é: “Por que faltou treinamento?”, “O que permitiu que houvesse a falha operacional?”.

A pergunta chave sempre deve ser: “Qual foi a falha no sistema que permitiu a ocorrência do problema?”.

Estabeleça esta linha de raciocínio, aplique as ferramentas da qualidade, foque a tomada de ações em diferentes frentes e trabalhe a melhoria contínua para alcançar resultados cada vez melhores em seu sistema de gestão.

Fonte: Buerau Veritas Blog (http://blog.bvtreinamento.com )